Подотчет — это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться.
Подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по ГПД (п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859).
Основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом товаров будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенным к нему кассовым чеком, содержащим перечень товаров.
Согласно ст.1.1 Закона N 54-ФЗ кассовый чек - это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.
В свою очередь, частью 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О БУ» определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
То есть понятию «первичный учетный документ» для целей бухгалтерского и налогового учета кассовый чек будет соответствовать только в том случае, если он содержит все вышеперечисленные реквизиты.
Налог на прибыль.
Минфин России в письме от 18.02.2019 г. № 03-03-06/1/10344 рассказал, при каком условии кассовым чеком можно подтвердить расходы в целях налога на прибыль. Документ должен иметь реквизиты, которые позволят инспекторам идентифицировать факт хозяйственной деятельности. При этом финансовое ведомство не указывает, как должны выглядеть эти реквизиты и что конкретно в них должно быть прописано. Вместо этого, авторы письма упоминают о том, что должны соблюдаться условия, предусмотренные статьей 252 НК РФ.
Согласно этой статье расходами могут быть признаны только те затраты, которые документально подтверждены и экономически обоснованы. Также к подтверждающим документам свои требования предъявляет ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Положение по ведению БУ и отчетности (утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
НДС.
На основании ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 166 НК РФ, на налоговые вычеты. Вычетам подлежат суммы «входного» НДС по товарам (работам, услугам, имущественным правам), которые приобретены для осуществления операций, признаваемых объектом обложения НДС.
Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг, имущественных прав). Кроме того, НК допускает применение вычетов по НДС на основании иных (помимо счетов-фактур) документов (в т. ч. кассовых чеков) (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 168 НК РФ).
При этом вычетам подлежат только суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг, имущественных прав) и при наличии соответствующих первичных документов.
Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Однако, при отсутствии счета-фактуры, если в кассовом чеке будет выделен отдельной строкой НДС, то у предприятия будет возможность воспользоваться вычетом с этой сделки, совершенной подотчетным лицом. Ведь в НК нет четкой оценки для такой ситуации.
Причем официальная позиция государственных органов озвучена четко и безапелляционно. Если нет счета-фактуры, то и нет права на вычет, даже если сумма налога была удержана продавцом товара или услуги. Так, в письмах Минфина от 03.08.2010 № 03-07-11/335, от 09.03.2010 № 03-07-11/51, от 24.01.2017 № 03-07-11/3094, от 25.08.2017 № 03-07-14/54643, от 12.01.2018 № 03-07-09/634 говорится о том, что к вычету не принимаются суммы налога по товарам, приобретенным у розничных торговцев, без наличия счетов-фактур с указанием НДС к вычету. Даже если при этом у покупателя есть чек ККТ с выделенной суммой НДС.
В то же время Минфин во всех письмах всегда указывает, что консультация, предоставленная в вышеупомянутом письме и других подобных письмах, носит разъяснительно-рекомендательный характер. Позитивная судебная практика, которая сложилась на сегодняшний день по вопросу оспаривания отказа налоговой в принятия к вычету суммы НДС по авансовому отчету без наличия счета-фактуры, позволяет налогоплательщикам доказывать свое право.
Положительные для налогоплательщиков решения судов (например, постановления ФАС Центрального округа от 05.08.2010 № А64-3986/09 и ФАС Московского округа от 23.08.2011 № Ф05-6832/11) основываются на судебной практике, обобщенной Президиумом ВАС РФ в постановлении от 13.05.2008 № 17718/07. В свою очередь, Высший арбитражный суд в своем решении опирался на мнение судей Конституционного суда. В Решении КС РФ от 02.10.2003 № 384-О указано, что счет-фактура не является единственным основанием для использования права на вычет.
Вывод:
- Кассовым чеком можно подтвердить расходы на прибыль организации, если документ имеет реквизиты, которые позволяют идентифицировать факт хозяйственной деятельности.
- По мнению Минфина и ФНС РФ, налогоплательщик не вправе воспользоваться правом на вычет при приобретении товаров (услуг) подотчетным лицом у розничных торговцев — плательщиков НДС без наличия счета-фактуры. Однако имеется положительная судебная практика, которой могут воспользоваться налогоплательщики, оспаривая отказ в вычете. При этом важно, чтобы в расчетном документе, который подотчетное лицо приложило к авансовому отчету, была выделена сумма НДС.
- Если же налогоплательщик не желает спорить с налоговой, то уплаченный продавцу налог на добавленную стоимость не стоит даже ставить в расход (согласно п. 1 ст. 170 НК РФ). Т.е. при расчете налога на прибыль НДС по таким затратам в расходы не принимаются, а списываются за счет собственных средств организации.
