Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в т.ч. своего автомобиля.

При выплате компенсации следует руководствоваться Письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок". Несмотря на то что этот документ вышел в свет почти 18 лет назад, он сохраняет свою актуальность и сегодня (Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

Денежная компенсация положена не всем работникам предприятия, а только тем, чья работа связана с постоянными служебными разъездами (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13): например, курьерам, менеджерам, торговым представителям, исполнительным директорам и т.д. Разъездной порядок работы должен быть закреплен в должностных инструкциях.

Порядок и размер возмещения затрат, связанных с расходами при использовании личного имущества сотрудника, определяет руководитель организации по договоренности с работником.

Величина компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля, используемого в служебных целях, и от его марки. Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов, техническим обслуживанием, ремонтом автомобиля и т.д. Кроме того, в компенсацию должна быть включена сумма износа автомобиля.

Следовательно, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов на эксплуатацию машины, ему не полагаются.

Компенсация выплачивается один раз в месяц вне зависимости от количества календарных дней в нем.

За время отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском, командировкой, болезнью и другими обстоятельствами, когда личный автомобиль не используется в

служебных целях, компенсация не выплачивается (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Компенсация начисляется на основании приказа руководителя. Типового бланка для такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Как правило, в приказе указывают фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация, его должность и ежемесячную сумму компенсации.

К приказу целесообразно приложить расчет суммы компенсации за месяц исходя из марки автомобиля, стоимости израсходованных ГСМ, пробега автомобиля и количества рабочих дней в месяце (Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387).

В налоговом учете сумма компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включается в состав прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Это означает, что их можно учитывать при расчете налога на прибыль в том же отчетном периоде, в котором произведены расходы.

При этом надо обратить внимание на следующее. Компенсации за использование личного автотранспорта признаются в учете только после выдачи денег сотруднику на руки или перечисления их на счет в банке. Такое правило применяется как при кассовом методе (п. 3 ст. 273 НК РФ), так и при методе начисления (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Этим компенсационные выплаты отличаются от зарплаты, которую можно списать на расходы сразу после начисления

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может выплачиваться работодателем в любой согласованной с работником сумме. Однако для целей налогообложения сумма компенсации нормируется. Это установлено пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При налогообложении прибыли коммерческих организаций компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях учитывается в пределах норм, установленных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13). Указанные нормы введены с 1 января 2002 г. и продолжают действовать до сих пор, несмотря на ежегодное увеличение стоимости горюче-смазочных материалов, технического обслуживания и ремонта.

Напомним, нормы компенсации за использование автомобиля зависят от мощности двигателя. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см, сумма компенсации, уменьшающая налогооблагаемую прибыль организации, равна 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя больше 2000 куб. см, ежемесячная норма компенсации составляет 1500 руб.

При этом работодатель может компенсировать сотрудникам, использующим свои личные автомобили в служебных целях, расходы, связанные с приобретением ГСМ, топлива,

ремонтом и страхованием личного автомобиля. Но эти суммы не будут учитываться при расчете налога на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690).

Такого же мнения придерживаются арбитражные судьи (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 03.07.2009 N А33-12556/2008-03АП-1669/2009-03АП-1670/2009 по делу N А33-12556/2008).

Использование работником личного автомобиля для служебных целей связано с исполнением им трудовых обязанностей. Поэтому компенсации в пределах норм, установленных законодательством, не облагаются налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Суммы компенсации, превышающие нормы, необходимо включить в налоговую базу по НДФЛ. Об этом говорится в Письмах Минфина России от 19.02.2003 N 04-04-06/26, от 14.08.2003 N 04-04-06/158, УФНС России по г. Москве от 28.08.2007 N 28-17/1269, от 21.01.2008 N 28-11/4115.

Арбитражная практика довольно часто опровергала подход, сформированный официальными органами. В частности, ФАС Северо-Западного округа отклонил довод налоговой инспекции о том, что компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ только в пределах норм, установленных Правительством РФ в Постановлении N 92. По мнению судей, указанные нормы действуют исключительно для целей расчета налога на прибыль (Постановление от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210).

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731 указал: размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях определяется по соглашению сторон трудового договора и нормируется только в целях расчета налога на прибыль. Поэтому, считают судьи, не должна облагаться НДФЛ вся сумма компенсации за использование личного автомобиля и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, в размере, определяемом соглашением сторон трудового договора.

Однако в последнее время позиция Минфина России изменилась. В Письмах от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 и от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47 чиновники отметили, что в гл. 23 НК РФ не указаны нормы компенсации в случае использования работодателем личного имущества работника и не предусмотрен порядок их установления. Для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статьей 188 ТК РФ установлено: размер возмещения расходов при использовании работником своего личного имущества в интересах работодателя определяется соглашением сторон трудового договора, оформленным в письменной форме. Поэтому,

НДФЛ не удерживается со всей суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов сотрудника, понесенных при использовании личного имущества.