Работник организации направлен в служебную командировку и по договоренности с руководством остался там на несколько дней по личным делам. Можно ли учесть расходы на обратную дорогу по такой командировке для целей налогообложения прибыли.
Из условий задачи следует, что работник вернулся из служебной командировки позже даты ее окончания и срок командировки не продлевался. Для принятия решения, о включении расходов на обратную дорогу по такой командировке, для целей налогообложения прибыли следует учесть следующее:
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Ст. 167 ТК РФ гарантирует работнику возмещение расходов связанных с командировкой, ст.168 устанавливает перечень возмещаемых расходов – в том числе расходы по проезду.
Особенности направления работников в служебные командировки определяются «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки» утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2017 № 749. Пунктами 3.4. Положения установлено, что работник направляется в командировку на основании письменного распоряжения на определенный срок. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
В соответствии с Гл. 25 НК РФ налогоплательщики уменьшают полученные доходы на сумму произведенных расходов. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст 264.). При этом НК РФ определено, что в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252).
В том случае, когда даты, указанные в приказе о направлении в командировку, и даты проездных билетов совпадают, никаких проблем не возникает, расходы определяются как компенсируемые работнику затраты на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В тех случаях, когда даты проездных билетов и даты периода командировки, указанные в приказе, не совпадают, возникает вопрос, можно ли квалифицировать данные расходы, как компенсируемые работнику затраты на проезд до места командирования и обратно к месту постоянной работы.
Не смотря на то, что компенсация расходов на проезд работнику в рамках гарантий, предусмотренных ТК РФ, не ставится в зависимость от того, в день окончания командировки, указанной в приказе, либо позднее работник прибыл к месту основной работы и НК РФ также не ставит в качестве условия для возможности компенсации работнику понесенных им расходов на проезд к месту командирования и обратно совпадение даты окончания служебной командировки с датой выезда работника из места командирования вопрос об учете таких расходов в целях исчисления налога на прибыль решается неоднозначно.
Согласно некоторым разъяснениям Минфина затраты на оплату проезда из командировки учитываются в расходах, даже если работник после выполнения задания остался в месте командировки, поскольку такие расходы были бы понесены в любом случае (от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-329, от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558 и др.). Есть судебные решения, подтверждающие такой подход (см. постановления ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2 и от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2). Однако учесть в расходах стоимость билетов можно, но только если задержка в месте командировки или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя организации, что подтверждает целесообразность произведенных расходов.
В более поздних письмах Минфина России от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4364, от 21.10.2016 N 03-03-06/3/61516, от 20.11.2014 N 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 указано, что если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда к месту работы не являются для целей налогообложения обоснованными, так как организация в данном случае оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки. Днем окончания командировки работника следует считать последний день перед отпуском. Соответственно, организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска. Следовательно, в этих случаях расходы по оплате проезда к месту работы не признаются в целях налогообложения прибыли.
Так же делается различие между отпуском и выходными днями предшествующими или следующими за командировкой. В письмах указывается что, расходы на приобретение билета для проезда работника к месту командировки и обратно в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.
Таким образом, считаю возможным при исчислении суммы налога на прибыль учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, стоимость проезда если работник задержался с разрешения руководителя на незначительный срок, например, в выходные дни, следующие за датой окончания командировки. Разрешение руководителя следует оформить письменно.
