Между сторонами сложились отношения, регулируемые нормами договора поставки.
Согласно ст.506 ГК РФ, «по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием».
При заключении договора поставки, стороны могут согласовать порядок приемки товаров по количеству и качеству, установленный Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.65 N П-6, и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.66 N П-7,.
Данные документы могут быть применены сторонами только в случае прямого указания на их применение в договоре поставки.
При выявлении недостачи покупателю товара необходимо зафиксировать факт недостачи документально. Факт выявления расхождений по качеству товара при его приемке подтверждается Актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132).
Кроме того, необходимо отметить, что при выявлении недостачи составляются следующие документы:
Со стороны покупателя: претензионное письмо; акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2 №132);
Со стороны поставщика : корректировочный счет-фактура.
В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, при изменении стоимости отгруженных товаров, в том числе в случае уточнения количества отгруженных товаров, поставщик выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня составления документов, указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ.
В рассматриваемой ситуации количество товара уменьшилось по причине недостачи, обнаруженной на стадии приемки товара, при этом согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения объема отгруженных товаров документально подтверждено, в такой ситуации поставщик может выставить корректировочный счет-фактуру.
Для того, чтобы произвести корректировку при установлении факта недостачи товара, необходимо составить корректировочный счет-фактуру в порядке, предусмотренном ст.169 НК РФ.
Форма корректировочного счета - фактуры установлена Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость"
Первый экземпляр корректировочного счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у поставщика (п. 5 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением №1137).
П. 6 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением N 1137, следует, что корректировочный счет-фактура, составленный поставщиком в случае уменьшения стоимости товара, регистрируется им в книге покупок.
В соответствии с п. 13 ст. 171 НК РФ, при изменении стоимости отгруженных товаров в сторону уменьшения, в том числе в случае уменьшения количества (объема) отгруженных товаров, разница между суммами налога, исчисленными исходя из стоимости отгруженных товаров до и после такого уменьшения, подлежит вычетам у продавца этих товаров.
При этом согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, вычеты суммы разницы, указанной в п. 13 ст. 171 НК РФ, производятся на основании корректировочных счетов-фактур, выставленных продавцами товаров в порядке, установленном п.п. 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ, при наличии договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения количества (объема) отгруженных товаров, но не позднее трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры.
Выводы: Таким образом, при обнаружении факта недостачи товара, поставщик обязан составить корректировочный счет-фактуру, а покупатель на основании корректировочного счета-фактуры произвести налоговый вычет в порядке, предусмотренном п.10 ст.172 НК РФ.
При этом если недостача выявилась при приемке товара в одном налоговом периоде, и корректировка НДС проведена поставщиком и покупателем в текущем налоговом периоде, уточненная декларация при не подается.
Однако, если вычет по налогу будет заявлен после закрытия налогового периода, в котором был оприходован товар, то покупателю будет необходимо оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором был оприходован товар (п.1 ст. 81 НК РФ).
При выявлении недостачи товара покупателю необходимо составить претензионное письмо и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2), а поставщику составить корректировочный счет-фактуру.
