Заказчик, который решил провести электронный аукцион, должен создать аукционную комиссию. Требование не обязательно, когда в организации есть постоянно действующая единая комиссия, которая выполняет функции аукционной. При этом, даже если у вас есть единая комиссия, вы вправе создать комиссию под конкретный электронный аукцион. Такие правила прописаны в частях 1, 3 статьи 39 Закона № 44-ФЗ.
Чтобы создать комиссию, издайте приказ. Порядок работы комиссии пропишите в отдельном документе – Положении об аукционной комиссии. Сформируйте комиссию за день до того, как опубликуете извещение о закупке, или раньше (ч. 2 ст. 39 Закона № 44-ФЗ).
Совет: создайте аукционную комиссию под конкретный аукцион, когда объект закупки – специфичный. Например, когда закупаете медицинское оборудование, создайте аукционную комиссию и включите в ее состав специалистов, которые будут работать с оборудованием и разбираются в его функциях и свойствах. Если же закупаете бумагу, канцтовары, хозтовары, проведите закупку силами единой комиссии.
Как составить приказ об аукционной комиссии
Приказ оформите в соответствии с инструкцией по делопроизводству учреждения. В приказе укажите фамилии, имена, отчества (при наличии) членов комиссии, назначьте председателя. Допустим, вы решили не составлять отдельный документ – Положение о комиссии. Тогда в приказе пропишите порядок работы комиссии.
Создать приказ об аукционной комиссии поручите работнику контрактной службы или контрактному управляющему. Утверждает приказ руководитель заказчика или другое уполномоченное лицо.
Кого включить в аукционную комиссию, читайте в рекомендации.
Как оформить Положение о комиссии
Положение о комиссии составьте на бумаге в произвольной форме. Используйте инструкцию по делопроизводству учреждения.
Оформите положение в виде приложения к приказу об аукционной комиссии или отдельным документом. В положении опишите порядок работы комиссии, а также функции участников. Исходите из требований части 8 статьи 39 Закона № 44-ФЗ. В Положение об аукционной комиссии включите те же правила, что и в Положение о единой комиссии.
Внимание: заказчик не обязан составлять Положение о комиссии – такого требования нет в Законе № 44-ФЗ. Порядок работы комиссии можно прописать в приказе.
Как распределить обязанности среди членов комиссии
Распределите обязанности в зависимости от того, какую роль выполняет каждый из участников комиссии. В состав аукционной комиссии включите не менее пяти человек. Назначьте председателя и секретаря или возложите функционал секретаря на одного из членов комиссии.
Председатель руководит работой комиссии и следит, чтобы участники выполняли требования положения. Открывает, ведет и закрывает заседания аукционной комиссии, объявляет заседание правомочным и объявляет перерывы также председатель. При равенстве голосов решающим будет голос председателя. Руководитель, который хочет принять участие в рассмотрении заявок, вправе быть председателем комиссии (письмо Минэкономразвития России от 12 мая 2014 г. № Д28и-703).
Председатель обязан уведомить участников комиссии о месте, дате и времени заседания любыми доступными средствами связи. Протоколы электронного аукциона наряду с другими членами комиссии подписывает председатель.
Члены комиссии участвуют в заседаниях, рассматривают и обсуждают поступившие заявки, имеют право голоса. Заседание правомочно, когда присутствует не менее 50 процентов от числа членов комиссии. Решения принимают простым большинством голосов, голосование проходит в открытой форме.
Каждый член комиссии несет персональную ответственность за свое решение, например, когда необоснованно допустил или не допустил компанию к участию в закупке. Все участники комиссии подписывают протоколы аукциона. В ходе заседаний члены комиссии решают:
- рассматривать ли поступившие заявки;
- отвечают ли участники требованиям документации;
- допускать ли участников к аукциону;
- признать ли аукцион несостоявшимся.
Секретарь готовит заседание, оформляет и рассылает документы, обеспечивает необходимыми материалами членов аукционной комиссии. По итогам заседания аукционной комиссии секретарь оформляет протоколы. Вы также вправе прописать в Положении о комиссии, что секретарь обязан разместить протоколы в ЕИС.
Такие правила следуют из статей 39, 67, 69 Закона № 44-ФЗ.
