Для отражения разнообразных операций в бухгалтерском и управленческом учете используются первичные учетные документы, многие из них утверждены Госкомстатом или Минфином России - это и есть унифицированные формы.
Эти типовые документы служат для отражения однотипных операций в организациях, различных форм собственности. К утвержденным в данном случае документам относятся так же книги по учету операций и журналы регистраций.
Порядок использования унифицированных форм
Необходимость единообразного подхода для учета операций в разных сферах хозяйственной деятельности организаций послужила причиной для государственного регулирования форм первичной учетной документации.
В настоящее время в нашей стране унифицировано более 35 тысяч форм, которые используются для отражения:
-
финансовых операций;
-
кадровых операций;
-
плановых операций;
-
учетных операций.
Весь перечень и формы этих документов содержаться в Общероссийском классификаторе управленческой документации, сокращенное наименование ОКУД. Каждый документ имеет свой номер, т.е. код по форме ОКУД, который является подтверждением, что представленный документ соответствует утвержденной форме.
Код должен проставляться в верхнем правом углу, хотя и есть исключения.
Изменения утвержденных форм
Многие специалисты задаются вопросом, обязан ли он пользоваться унифицированной формой или может разработать свою, ответ неоднозначный.
В настоящее время в соответствии с принятыми законами, в унифицированные документы позволено вносить некоторые изменения, такие как добавление необходимых строк и столбцов или изменения отдельных реквизитов, при этом удаление каких-либо частей формы недопустимо.
Любые изменения должны быть утверждены специальным приказом руководства. Правильнее будет, если измененные документы будут утверждены в учетной политике организации. Однако, в которые не стоит вносить изменения унифицированных форм, это как правило, кассовые и расчетные документы.
Кроме того, в век компьютерных технологий, законом допускается оформление документа в электронном виде, но и в этом случае соблюдение унифицированных форм - это обязательно с некоторыми дополнениями.
Использование унифицированных форм – это обеспечение правильного оформления операций и позволяет избежать вопросов со стороны проверяющих органов.
