В рассматриваемой ситуации расходы на проведение официального приема с участием представителей сторонней организации – партнера, будетсчитаться представительскими расходами
Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией в соответствии с п.п.22 п. 1ст 264 НК РФ. По требованиям ст. 252 НКРФ любые понесенные предприятием расходы должны быть обоснованы (т.е. экономически оправданы), документально подтверждены и не упомянуты в ст. 270 НК РФ, которая содержит список расходов, не учитываемых при расчете налога на прибыль.
Для документального подтверждения расходов следует обратиться к нормам Закона 402-ФЗ. В п. 9 данного закона закреплена обязанность организаций сопровождать каждый факт хоз. деятельности первичным учетным документом, который содержит все обязательные реквизиты (п.2 ст9 ФЗ 402-ФЗ). Главой 25 НК РФ не закреплен конкретный перечень документов, которые могут служить основанием для подтверждения обоснованности представительских расходов. Поэтому организация должна исходить из принципа уместности, прозрачности и полноты представляемых в качестве обоснования сведений и документов опроведенных мероприятиях. Для документального оформления представительских расходов рекомендовано оформлять:
- приказ о проведении мероприятия, с указанием сроков, дат, ответственных за подготовку и целей проведения.
- смета – в ней указываются конкретные статьи затрат по предстоящему мероприятию, с оговоренной стоимостью каждой статьи затрат, списком приглашенных лиц с обеих сторон, организацией трансфера.
- по факту проведения мероприятиясоставляет отчет (акт) о мероприятии.
Форма отчета может быть свободной, но должна содержать обязательные реквизиты ( п.2 ст 9 ФЗ № 402-ФЗ). В отчете, в форме свободного изложения необходимо дать информацию о целях проведения и результатах проведения мероприятия, о времени иместе, программе мероприятий, составе участников, сумме понесенных расходов, а так же приложить все отчетные документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные чеки, первичные документы поставщиков, платежные документы). Отчет утверждает руководитель предприятия.
В бухгалтерском учете расходы признаются в составе расходов на обычные виды деятельности в сумме фактически понесенных затрат. В налоговом учете согласно п.2 ст 264представительские расходы нормируются, а именно: принимаются в пределах норматива- 4% от расходов на оплату труда и признаются на дату утверждения отчета (п.п.3,5 п. 7 ст 272). НДС по представительским расходам принимается к вычету только в пределах "прибыльного" норматива (п. 7 ст. 171 НК РФ) и при наличии счетов –фактур.
К представительским расходам можно отнести и расходы на алкоголь, приобретенный для проведения официального мероприятия. Хотя в течении ряда лет налоговые органы были против отнесения данных расходов к представительским, на данный момент сложилась положительная арбитражная практика (Постановления ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N А55-14189/2012) и позиция налоговиков изменилась (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136; Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176). По вопросу налогообложения подарков следует сказать , что подарок - это вещь (в том числе деньги и подарочные сертификаты), безвозмездно переданная одним лицом (дарителем) в собственность другому лицу (одаряемому) (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Организации могут дарить подарки только физическим лицам, например, работникам (в т.ч. бывшим), клиентам, работникам контрагентов.
Таким образом, организации необходимо - Со стоимости такой передачиначислить НДС по ставке 18% (п.п.1 п. 1 ст. 146); - Стоимость безвозмездно переданной в виде подарков алкогольной продукции не будет уменьшать налогооблагаемую базу по прибыли (п.17 ст. 270 гл. 25 НК РФ); если стоимость единицы предаваемого алкоголя будет превышать 4000,00 рублей (п.28 ст. 217), возникнет основание для начисления, удержания и уплаты НДФЛ, со стоимости подарка.
Вывод: затраты на алкоголь в представительских расходах учитываются в пределах норм; затраты на алкоголь в виде подарков не включаются в расходы по прибыли, облагаются НДС при передаче, и формируют НОБ по НДФЛ в части превышающей 4000,00 руб. Поэтому, с целью налоговой оптимизации, рекомендовано рассмотреть вариант закупа и списания алкогольной продукции в качестве представительских расходов, с обязательным документальным подтверждением.