Несмотря на развитие технологий, популярнейшей формой хранения документов, утративших первостепенное значение, остаются архивы.
Просто к уже существующим материальным архивам с хранением информации на бумаге, аудионосителях и видео носителях, появились также электронные архивы.
Государственная архивация документов
Документы, попадающие как в государственные архивы, так и хранящиеся в архивах организаций, имеют определенный срок хранения в местах, где они выписываются, заполняются или иным образом создаются.
Например, документы, касающиеся клиринговой деятельности, хранятся в специализированных организациях 5 лет.
Но после не подлежат уничтожению, а передаются в архив, поскольку их актуальность практически исчезла, но в случае необходимости по заявлению они могут выдаваться.
Учитывая отрасль, в которой создается архив, а также уровень власти, государственные архивы существуют в таких формах, как:
- центральный архив органа государственной власти;
- центральный отраслевой архив;
- объединенный архив.
Деятельность архивов направлена, в первую очередь, на обеспечение сохранности документов.
Иными целями служат также:
- комплектование архива;
- учет документов;
- использование документов.
Перед передачей документов в государственный архив они проходят экспертизу в целях установления их ценности, от которой зависит срок хранения таких документов.
Экспертиза проводится в отношении бумажных и электронных документов. Экспертиза проводится ежегодно.
Архивация документов организаций
Организации также имеют собственные архивы, в которых хранят учетную, бухгалтерскую и иную документацию, также утратившую значение в связи с истечением отчетных периодов.
Учитывая специфику деятельности организаций, обосновано хранение таких документов как доказательств по возможным спорам, а также в качестве копий отчетности.
Законом установлены сроки хранения документов для некоторых организаций перед их передачей в государственный архив, например:
- документы, полученные при оказании аудиторских услуг хранятся пять лет соответственно аудиторской организацией;
- операторы по переводу денег хранят информацию об уведомлениях до трех лет;
- организации арбитражных управляющих хранят планы годовых проверок 3 года;
- экспертных организации хранят выданные ими экспертные заключения по пять лет.
Архивные документы группируются в номенклатуры дел и описываются для облегчения учета. Номенклатура состоит из отдельных дел.
В целях максимального обеспечения сохранности документов в архиве рекомендуется заводить одновременно бумажные и электронные архивы, синхронизируя имеющиеся в них документы.
Интересным представляется вопрос, что же происходит с архивом организации после ее ликвидации.
В этом случае документы организации проходят государственную экспертизу, после которой определяется, какие документы будут переданы в государственный архив.
