Как заказчик описывает закупку

Общие требования

1. Заказчик указывает в техзадании функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики товара. Например, габариты, мощность и режимы работы рентгеновского аппарата, требования к его составным частям, при какой температуре и сколько лет его можно использовать и т.д. 

В описание нельзя включать: 

• товарные знаки (молоко «Веселый молочник», автомобиль Toyota, принтер Canon), 
• знаки обслуживания (мобильная связь «МТС», услуги авиаперевозок «Аэрофлот»),
• фирменные наименования (iPad), 
• патенты, полезные модели и промышленные образцы (радиатор, патент РФ на промышленный образец № 70094), 
• наименование места происхождения товара или производителя (вологодское масло, тульский пряник, каслинское литье), 
• любые требования к товарам, которые ограничивают конкуренцию. 

В техзадании можно указать товарные знаки, если: 

• эти товары будут использовать при выполнении контракта, но они — не предмет закупки. При этом в описание нужно добавить слова «или эквивалент». 
• остальные товарные знаки не совместимы с имеющимися товарами или механизмами,
• закупают запчасти к оборудованию конкретной марки. 

2. В описании закупки заказчик использует показатели, требования, условные обозначения и термины из действующих технических регламентов. Использование других терминов и показателей придется обосновать. 
3. Описание может включать спецификации, планы, чертежи, эскизы, фотографии, результаты работ, тестирования и т.д. Все должно соответствовать Гражданскому кодексу и техническим регламентам.  
4. Если товар должен соответствовать конкретному изображению, то в документах должно быть это изображение.  
5. В документах указывают место, время и порядок осмотра макета товара, если товар должен ему соответствовать.   
6. В закупке медикаментов заказчик указывает непатентованные международные названия лекарств. В справочной есть статья о закупках лекарств.  
7. Товар должен быть новым, не бывшим в употреблении,  не восстановленным, без замены составных частей.   

В документах закупки обязательно указывают минимальные, максимальные и неизменяемые показатели, по которым будут проверять товар. 

Дополнительные требования

В некоторых случаях, предусмотренных 44-ФЗ, заказчик устанавливает дополнительные требования к объекту закупки, производителю или поставщику, например:  

• к качеству, техническим характеристикам товара и потребительским свойствам, 
• к квалификации и опыту выполнения подобных работ, 
• к деловой репутации, 
• наличию производственных мощностей и технологического оборудования,
• трудовых, финансовых и других ресурсов, нужных для производства или поставки товара.

При необходимости устанавливают требования к гарантийному сроку: 

• товара и его обслуживания,
• расходов на эксплуатацию, 
• монтажу и наладке.

Если закупают машины и оборудование, заказчик обязательно устанавливает требования к гарантии.

Дополнительно заказчик может потребовать от поставщика обучить персонал, который будет использовать или обслуживать технику. Все требования к гарантии заказчик указывает в документах закупки. Поставщик предоставляет гарантию вместе с товаром.

Правительство может устанавливать дополнительные правила описания отдельных закупок. Как описывать закупки в оборонном заказе, прописано в 275-ФЗ. 
 

Что указывают в контракте

Цена и условия 

Контракт заключают на условиях, которые были опубликованы в документах закупки. До заключения контракта можно написать протокол разногласий. В электронном аукционе протокол разногласий оформляют через интерфейс ЭТП, в остальных видах закупок — по согласованию с заказчиком.

Менять условия заключенного контракта нельзя, за исключение нескольких случаев и только по соглашению сторон (ст. 95 44-ФЗ,)например:

• Единственный поставщик снизил НМЦ, при этом объем товара остался прежним. 
• Заказчик в закупке у единственного поставщика увеличил или уменьшил объем товара не больше чем на 10%.
• Сократилось финансирование заказчика, и он пропорционально уменьшает объем закупки.
• Закупали лечение за границей, а его стоимость изменилась. 
• Победитель поставляет товар с улучшенными характеристиками. 

Цена всегда твердая и действует весь срок контракта. В случаях, установленных правительством, можно указать ориентировочную цену, формулу цены или максимальную цену контракта. 

Если контракт заключают с физическим лицом, цену уменьшают на размер НДФЛ. Особенность цены контракта в оборонных заказах устанавливает 275-ФЗ.

Ответственность сторон

В контракт обязательно включают условие об ответственности заказчика и поставщика за неисполнение или ненадлежащее исполнение контракта: 

• Пеня при просрочке — например, если поставщик не поставил вовремя товар или заказчик не оплачивает контракт.
• В остальных случаях — штрафы, установленные правительством.

Если одна из сторон не исполняет условия контракта, другая отправляет требование об уплате неустоек.
 
Пени начисляют за каждый день просрочки, они составляют 1/300 ставки рефинансирования:

• От невыплаченной суммы контракта, если условия нарушает заказчик. 
• От суммы контракта, уменьшенной на сумму фактически поставленных товаров и выполненных работ, если условия нарушает поставщик.

Штрафы и пени не платят, если контракт невозможно исполнить из-за обстоятельств непреодолимой силы.

Обязательные условия 

В контракт включают: 

• сроки оплаты,
• правила приемки товара и оформление результатов (соответствие качеству, количеству, комплектности, форме упаковке и другим требованиям из контракта), 
• срок возврата обеспечения контракта. 

Контракт оплачивают максимум за 30 календарных дней с даты подписания актов-приемки.  Контракты с малым бизнесом оплачивают за 15 рабочих дней. Правительство может установить другие сроки оплаты в оборонзаказе. 

Дополнительные условия

В контракт, заключенный за границей, можно включить дополнительные условия. Информация об этом должна быть в документах закупки.

Можно предусмотреть возможность расторгнуть контракт в одностороннем порядке. 
 
В случаях, установленных правительством, разрешают заключить контракт одновременно на проектирование объекта, его конструирование, обслуживание, ремонт, эксплуатацию и утилизацию.

По согласованию с участником, заказчик вправе увеличить количество товара на сумму, которая не превышает разницу между ценой контракта, предложенной участником, и НМЦ. Это право должно быть прописано в документах закупки. 
 
Если НМЦ контракта выше определенного размера, установленного правительством, в контракте появится дополнительное условие. Поставщик должен предоставлять информацию обо всех субподрядчиках, цена договора с которым больше 10% от суммы контракта. Информацию о субподрядчиках нужно предоставить за 10 дней с момента заключения контракта. Если это требование не исполнить, начислят пени.  Но это не будет причиной расторгнуть контракт.

Если заключают контракт больше чем на три года и его цена выше 100 млн рублей, в контракт включают график исполнения. 

Формы контракта  

Если на поставку товара или исполнение услуги разработан типовой контракт, заказчик использует только его. Типовые контракты разрабатывают и утверждают федеральные органы исполнительной власти, Росатом и Роскосмос. Библиотека готовых типовых контрактов есть в ЕИС. 

В других случаях контракт можно заключить в любой форме, предусмотренной Гражданским кодексом.

Контракт признают недействительным по требованию суда, если докажут, что член комиссии получил выгоду от его заключения — деньги и др.

Как проверяют и оценивают заявку и окончательное предложение?

Критерии оценки 

Критерии оценки используют в конкурсах и запросах предложений. Заказчик заранее устанавливает в документах закупки не меньше двух критериев из этого списка: 

• цена контракта,
• расходы на ремонт и эксплуатацию,
• качественные, функциональные и экологические характеристики,
• квалификация участников закупки, в том числе финансовые ресурсы, оборудование, опыт подобных работ, деловая репутация, квалифицированные специалистов.

В запросе предложений заказчик самостоятельно решает, какие критерии устанавливать, или добавляет новые. Нельзя оценивать заявки по критериям, не установленным в документах закупки. 
 
В аукционе и в запросах котировок учитывают только предложенную цену и проверяют, что участник соответствует требованиям. 
 
В закупке на строительные услуги, проектирование или в других случаях, установленных правительством, заказчик может указать в качестве критерия стоимость жизненного цикла объекта:  

• расходы на его закупку, 
• последующие обслуживание и  эксплуатацию, 
• ремонт и утилизацию.

Величины значимости  

Также заказчик заранее устанавливает величину значимости каждого критерия. Сумма величин составляет 100%. «Вес» дополнительных критериев не должен быть больше критериев, установленных законом. 

Сумма величин «цена контракта» и «расходы на эксплуатацию и ремонт товаров, использование результатов работ» должна быть не меньше 20% суммы величин значимости всех критериев¹ в закупке на: 

• исполнение, финансирование проката или показа национального фильма, 
• выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских или технологических работ. 

Если в закупке не используют  критерий «расходы на эксплуатацию и ремонт товаров, использование результатов работ», то величина критерия «цена контракта» должна быть не меньше 20% суммы величин значимости всех критериев¹.

1 Если в заявке предложили цену на 25% и более ниже НМЦ, то величина значимости критерия «цена контракта» должна быть равна 10%.

Величину значимости критерия «цена контракта» в закупке на создание произведения литературы или искусства можно снизить до 0% суммы величин значимости всех критериев.

Порядок оценки заявок, окончательных предложений и предельные величины значимости каждого критерия устанавливает правительство. Если закупают товары, на которые установлены тарифы, заказчик может не использовать критерии. 
 
Если заказчик не соблюдает требования к критериям и их величинам, закупку признают недействительной по иску любого участника закупки.