Мы делаем сложные дела простыми. Опыт адвокатов более 8 лет. 96% успешных дел!

ЗВОНИТЕ В ЕКАТЕРИНБУРГЕ +7 (343) 383-59-64

Чем мы можем Вам помочь?

Задать вопрос юристу

10 решений для работы контрактной службы, которые избавят заказчика от проблем

2018-06-01

Как собрать контрактную службу с нуля

В 2015 году СГОЗ нашего учреждения превысил 100 млн руб. Возникла обязанность создать контрактную службу. Региональное министерство в соответствии с финансированием установило требование к количеству сотрудников в подразделении – не более трех человек. Раньше я справлялась с закупками самостоятельно, а тут пришлось искать, кого включить в контрактную службу. При этом дополнительных штатных единиц в учреждении предусмотрено не было. Время поджимало, закупки проводить без контрактной службы мы не могли. Чтобы выполнить формальное требование, мы включили бухгалтера, экономиста и программиста в состав службы. Руководителем контрактной службы назначили меня. И тут начались проблемы.
Бухгалтер отказалась работать в контрактной службе, сослалась на загрузку и невыполнение нами стандартного порядка – мы не предупредили сотрудников заранее, не внесли изменения в трудовые договоры и должностные инструкции. Следовательно, я, как руководитель, была не вправе требовать от сотрудников заниматься закупками и отвечать перед контролерами. В итоге, чтобы соблюсти все требования, нам пришлось задержать закупки на два месяца – срок, за который необходимо предупредить работников об изменениях. После неудачного опыта мы прошли все этапы официального согласования с сотрудниками, подготовили шаблоны и схему создания контрактной службы. Поделюсь своим опытом.
Первое: за два месяца до начала работы контрактной службы предупредите сотрудников, которые уже заняты в организации, об изменении трудовой функции. Второе: внесите изменения в трудовые договоры и должностные инструкции, издайте приказ о переводе в другое структурное подразделение, где закрепили персональные обязанности сотрудников контрактной службы. Третье: чтобы распределить обязанности, издайте приказ и разработайте Положение о контрактной службе, за основу возьмите приказ Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631. Типовое положение дополните необходимыми обязанностями и правами. Например, пропишите:

Главный вывод из ситуации, который я для себя вынесла, – работа руководителя не только в распределении задач, но и в правильном планировании. Мало решить, кто выполняет ту или иную функцию, важно правильно и заранее оформить решение. Чтобы вам было проще, поделюсь шаблонами, которые помогли и мне:
— приказ о создании контрактной службы;
— извещение для сотрудника об изменении трудовых функций;
— приказ об изменении должностной инструкции;
— дополнительное соглашение к трудовому договору;
— Положение о контрактной службе;
— приказ о распределении обязанностей между работниками контрактной службы.
Поможет также рекомендация Системы Госзаказ: Как создать контрактную службу.
Мало передать функцию, важно подготовить сотрудников для новых задач. Для этого направьте работников на повышение квалификации.

Можно ли в каждом филиале создать свою контрактную службу

В 2016 году руководитель нашего медучреждения решил открыть филиал. К тому моменту у организации уже была контрактная служба как отдельное подразделение. Однако для нового филиала главный врач предлагал создать отдельную контрактную службу, которая бы занималась только закупками филиала. Предполагалось, что так будет проще отслеживать закупки. Поскольку в уже созданной контрактной службе юриста не было, руководитель подразделения обратился ко мне за консультацией.
Я, как юрист, пояснила, что создать несколько контрактных служб для одного заказчика нельзя. Филиал – не юридическое лицо. Филиалы действуют на основании положений, которые утверждает юрлицо, создавшее филиал. То есть филиал не является самостоятельным заказчиком по смыслу Закона № 44-ФЗ. Кроме того, Закон № 44-ФЗ и приказ Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631 не предусматривают создание нескольких контрактных служб одним заказчиком.
Расскажу, как мы наладили работу одной контрактной службы для всех филиалов. В каждом филиале есть сотрудники, которые входят в состав контрактной службы и отвечают за закупки для филиала. В частности, работники филиала формируют потребности на следующий год в момент, когда контрактная служба готовит проект плана закупок – у нас это август текущего года, готовят техзадания, входят в приемочную комиссию, выполняют другие задачи. При этом отдельной службы для каждого филиала нет. Одна контрактная служба самостоятельно ведет план закупок и план-график, проводит закупки для собственных нужд и для нужд филиалов.
Сейчас у нас уже три филиала и одна контрактная служба. Меня взяли в контрактную службу как юриста. Я помогла наладить работу филиалов и сейчас занимаюсь претензионной работой.

Сколько человек включить в контрактную службу

С самого начала действия Закона № 44-ФЗ мы решили, что создаем контрактную службу. При этом знали, что в контрактную службу должно входить не менее двух человек, а максимальное количество людей заказчик определяет самостоятельно с учетом потребностей и финансовых возможностей. Поскольку конкурентные закупки проводили уже тогда, но только по Закону № 94-ФЗ, в контрактную службу взяли двух специалистов, которые на тот момент занимались закупками. В ходе работы Закон № 44-ФЗ претерпевал изменения, требования к сотрудникам контрактной службы также менялись, и мы поняли, что двух человек мало.
Сейчас наша контрактная служба состоит из четырех человек и руководителя. Поделюсь опытом, почему приняли решение расшириться именно до пяти сотрудников.
Когда определяли численность, исходили из общего финансового объема закупок и количества контрактов за последний год. При этом учли, что внебюджетные деньги также будем тратить по Закону № 44-ФЗ. Из опыта работы понимали, что один человек проводит 15 конкурентных закупок в месяц. Посчитали, что при наших объемах нужно три человека только на конкурентные закупки. На контракты с единственным поставщиком выделили отдельно сотрудника. Решили, что руководитель контрактной службы должен готовить план и план-график закупок, проверять все технические задания от сотрудников, контролировать работу подразделения, разрабатывать регламенты, заниматься организационной работой.
От себя дам совет: когда сомневаетесь, сколько человек взять, например, троих или четверых, остановитесь на меньшей цифре. В ходе работы станет ясно, справляются ли сотрудники с функционалом. Возможно, придется искать еще людей или предложить дополнительный функционал тем, кто уже работает. В любом случае работодателю проще найти еще одного человека, чем уволить того, что уже взял. К тому же дополнительный функционал – это дополнительная оплата для работника. Также полезными будут материалы от Системы Госзаказ:

Нужна ли каждому сотруднику ЭЦП

Когда создали контрактную службу, столкнулись с проблемой: делать ли каждому сотруднику ЭЦП или все документы подписать цифровой подписью руководителя. В итоге для себя решили сделать ЭЦП каждому работнику контрактной службы. Своей ЭЦП работник подписывает документы, которые создает в ЕИС, как правило, это извещения и отчеты. При этом контракты подписываем ЭЦП руководителя и только когда директор на рабочем месте. Расскажу, чем руководствовались.
Штрафы в закупках высокие, а каждый работник отвечает за свои конкретные задачи. Чтобы не возникло споров, кто из сотрудников нарушил закон, решили, что ЭЦП послужит доказательством, кто конкретно составил неверный документ или нарушил сроки. Кроме того, сотрудник, который ставит свою подпись под документом в ЕИС, мотивирован работать ответственно. Поэтому советую каждому работнику сделать ЭЦП.
При подписании контракта другое правило. Предложите руководителю два варианта: подписать контракт на электронной площадке своей усиленной электронной подписью либо отдельным приказом или доверенностью наделить руководителя контрактной службы полномочием подписывать контракты от имени заказчика. Если подпись ставит руководитель заказчика, в преамбуле документа укажите, что контракт подписывает заказчик в лице руководителя, действующего на основании положения или устава. При этом контракт подписывают ЭЦП руководителя. Допустим, по решению заказчика руководителя контрактной службы наделили правом подписывать контракт на электронных площадках от имени юрлица. Тогда в преамбуле контракта укажите, что документ подписывает заказчик в лице руководителя контрактной службы. Укажите реквизиты доверенности. Только при соблюдении этих условий контракт можно подписать усиленной электронной подписью руководителя контрактной службы.
Получить электронную подпись с первого раза поможет пошаговая инструкция.

Может ли юрист входить в контрактную службу и при этом заниматься работой, которая не связана с 44-ФЗ

Да, руководитель приказом вправе возложить функции работника контрактной службы на отдельных сотрудников, например на юриста. В контрактную службу нашей организации входило три работника. При этом ни у одного из сотрудников не было юридического образования. Когда дело доходило до претензионной работы, возникали трудности – работник контрактной службы не мог составить иск или жалобу. Штатные юристы от процедур в рамках Закона № 44-ФЗ отказывались, поскольку нагрузка в рамках основной работы высокая, а в должностной инструкции работы по 44-ФЗ не прописано.
Чтобы решить проблему, руководитель возложил всю претензионную работу на юридический отдел. Начальника юротдела включили в контрактную службы. Формально все специалисты юридического отдела не входят в состав контрактной службы, поэтому за претензионную работу в рамках Закона № 44-ФЗ отвечает только руководитель. Теперь у контрактной службы нашей организации проблем с юридической помощью в рамках Закона № 44-ФЗ нет.
Допустим, решили последовать нашему примеру – включить юриста в состав контрактной службы и при этом изменить или расширить трудовые функции работника. Тогда с согласия работника внесите изменения в должностную инструкцию.

Кто отвечает за техзадание

Когда контрактная служба начала функционировать, столкнулись с проблемой — сотрудникам подразделения не под силу делать все технические задания, на это недостаточно ни времени, ни квалификации. Тогда решили, что у нас в организации за разработку техзадания будет отвечать инициатор закупки. Расскажу, как реализовали идею.
Мы создали контрактную службу без формирования отдельного подразделения. В службу входят сотрудники из разных отделов, например, начальник отдела закупок, начальник отдела снабжения, начальник информационного отдела. Сотрудник отдела разрабатывает техзадание по своему направлению деятельности. Например, работник отдела снабжения разрабатывает техзадание на поставку канцтоваров, айтишники – на поставку компьютеров и т. д. Я, как руководитель отдела закупок, проверяю, отвечает ли описание объекта закупки в техзадании требованиям Закона № 44-ФЗ.
У нас заведено так, и это работает: человек, который формирует техническое задание, входит в приемочную комиссию.

У каждого из сотрудников контрактной службы своя специализация. Как обеспечить взаимозаменяемость

В нашей организации каждый специалист контрактной службы занят конкретной задачей, например: один планирует, другой размещает извещения в ЕИС и принимает заявки, третий занимается контрактами с едпоставщиком. Когда один из сотрудников заболевал или уходил в отпуск, направление простаивало – никто не знал, как делать работу другого. Такая же проблема была и с членами единой комиссии. Случалось, что во время заседания больше половины комиссии уходило в отпуска. Мы решили проблему в три этапа.
Обучаем сотрудников контрактной службы всем процессам и придерживаемся принципа взаимозаменяемости. Так сотрудники еще и развиваются, что предполагает карьерный рост.
Обучаем работников на курсах повышения квалификации и в процессе работы. Узнаем, когда специалист уходит в отпуск, и заранее, например за месяц, посвящаем других в ключевые задачи, которые им придется выполнять во время отпуска сотрудника. Поскольку все процедуры проходят в рамках плана-графика, выявить предстоящий объем не составляет труда. За замещение должности доплачиваем – это дополнительный стимул.
Чтобы организовать процесс обучения, придерживайтесь схемы:

Ознакомьтесь с профстандартами в закупках, определитесь, по какой программе обучите сотрудников – Как применять профстандарты: переподготовка и аттестация сотрудников.
Посмотрите советы по обучению от Высшей школы Госзакупок: Как повысить квалификацию или пройти переподготовку в Высшей школе Госзакупок.
Решите, каким способом закупите образовательные услуги, проведите процедуру: Как закупить образовательные услуги.

Следим за графиком отпусков членов комиссии, создаем комиссию в новом составе на период отпусков. На время отпуска основного сотрудника членом комиссии назначаем специалиста контрактной службы, опять же, доплатив за функционал.
Кто может быть членом комиссии по закупкам, смотрите в рекомендации.
Разработали регламент, где расписали порядок, в котором взаимодействуют работники контрактной службы между собой.

Как быть, если не выделили деньги на обучение контрактной службы

В 2016 году мы проверили образование работников контрактной службы и обнаружили, что большинство людей обучено по Закону № 94-ФЗ. Встала задача – переобучить персонал. Нам не выделяют бюджетных средств на обучение контрактной службы. Поэтому мы обучили работников за счет приносящей доход деятельности. Один из работников контрактной службы пришел к нам в 2017 году уже с дипломом о профпереподготовке. Теперь все специалисты, которые занимаются закупками в нашей организации, отвечают профстандартам и требованиям закона.
Дам совет организациям, у которых внебюджета недостаточно. Есть способ снизить расходы – отучиться 16 часов, а не 108. Срок в 16 часов установило Минобрнауки России (п. 12 Порядка, утвержденного приказом от 1 июля 2013 г. № 499).
Чтобы получить дополнительное профобразование, работник проходит программу повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Минэкономразвития и Минобрнауки России разработали методические рекомендации для организаций, которые готовят программы допобразования в закупках. В методических рекомендациях указано, что минимальный срок, который необходим, чтобы освоить программу, – 108 часов. Если обучается руководитель организации-заказчика, срок можно снизить до 40 часов. В то же время методические рекомендации применять не обязательно – документ носит рекомендательный характер. Образовательное учреждение самостоятельно рассчитывает количество часов, за которое студенты осваивают программу. Поэтому работникам контрактной службы достаточно переучиться в объеме 16 часов. Аналогичной позиции придерживается Минэкономразвития России в письмах от 11 декабря 2015 г. № ОГ-Д28-15401, от 25 марта 2016 г. № ОГ-Д28-3885.
Чтобы было проще решить, на какие курсы пойти, и провести закупку, воспользуйтесь рекомендациями Системы Госзаказ:

Как избежать текучки кадров из-за маленьких зарплат
Контрактная служба нашей организации столкнулась с проблемой – зарплаты маленькие, а штрафы большие. В результате – текучка кадров.
Мы решили удерживать специалистов доплатами. Стимулируем за то, что сотрудник качественно исполняет должностные обязанности. Премию платим в соответствии с действующими локальными актами о премировании. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепили в положении о контрактной службе. Еще доплачиваем за материальную ответственность и присутствие в комиссии. Теперь сотрудники от нас не уходят и заинтересованы в дополнительной нагрузке.
Из своего опыта посоветую пять способов поощрить специалиста контрактной службы. Выбирайте, какой из способов подходит именно вам.
Способ 1. Доплачивайте за совмещение должностей
Допустим, работник совмещает свою основную должность, например юрист, экономист, бухгалтер, и должность сотрудника контрактной службы. Трудовое законодательство позволяет доплачивать работнику (письмо Минэкономразвития России от 30 декабря 2015 г. № Д28и-3860).
Чтобы оплатить дополнительную работу, оформите совмещение должностей или внутреннее совместительство.

Способ	Условия	Оплата
Совмещение должностей	Приказ руководителя, письменное согласие работника в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в течение рабочего дня	Размер доплаты устанавливают в твердой денежной сумме либо в процентах от тарифной ставки или оклада
Внутреннее совместительство	Отдельный трудовой договор с работником, все документы, которые предусмотрены при приеме на работу. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в свободное от основной работы время	Оплату устанавливают в трудовом договоре. При увольнении сотруднику положена компенсация за неиспользованный отпуск

Удобнее выбрать совмещение должностей, тогда не придется заключать трудовой договор. Кроме того, размер доплаты не ограничен ни минимальным, ни максимальным уровнем. Чтобы оформить совмещение, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. В документе пропишите:

работу, которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;
срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
размер доплаты за совмещение должностей.

Например, включите в допсоглашение такую формулировку:

На основе заключенного соглашения издайте приказ о совмещении. Типовая форма документа не предусмотрена, поэтому составьте приказ в произвольной форме.
Требования к оформлению совмещения предусмотрены в статье 60.2 Трудового кодекса РФ.
Способ 2. Выпишите премию
Основание для премии – качественное исполнение работником должностных обязанностей. Премию выпишите в соответствии с действующими локальными актами о премировании в пределах бюджетных денег на оплату труда. Платить работнику за счет экономии на закупке нельзя. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепите в положении о контрактной службе, например, так:

Способ 3. Заплатите стимулирующую надбавку
Работодатель вправе установить стимулирующую надбавку за интенсивность и высокие результаты работы. Утвердите в организации систему критериев и показателей эффективности контрактной службы, например:

своевременная и оперативная работа по подготовке необходимой документации для проведения закупок и торгов;
подготовка оперативной, в том числе внеплановой, отчетности и информации;
соблюдение сроков подготовки и передачи проектов контрактов;
соблюдение сроков обработки протоколов разногласий.

Способ 4. Оплатите дополнительную работу
Если дополнительные функции работника контрактной службы не закреплены в должностной инструкции, то речь идет о дополнительной работе. Оформите увеличение объема работы как расширение зоны обслуживания. Расширение зоны обслуживания – выполнение наряду со своей основной работой по трудовому договору дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).
За дополнительную работу установите дополнительную оплату. Размер доплаты определите по соглашению сторон. Для этого составьте приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2, 151 Трудового кодекса РФ).
Способ 5. Оплатите сверхурочную работу
Допустим, сотрудник контрактной службы задерживается на работе, когда надо оперативно провести конкурентную закупку. Оплатите дополнительное время как сверхурочную работу – издайте приказ и получите согласие сотрудника контрактной службы. Согласие оформите в виде заявления.

Порядок прописан в статьях 99, 149 Трудового кодекса РФ.
Первые два часа переработки оплатите не менее чем в полуторном размере, последующие часы – не менее чем в двойном. При этом в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре вы вправе определить конкретный размер доплаты (ст. 152 Трудового кодекса РФ).

Кто платит штраф за сотрудника, который уволился

Во время плановой проверки нашей организации контролеры выявили нарушения, которые совершил уволившийся перед проверкой сотрудник. Административное производство ведут в отношении работника, который совершил правонарушение, ведь увольнение – не основание освободить от штрафа. Однако в нашем случае штраф заплатил руководитель, так как в должностной инструкции бывшего сотрудника работодатель ответственность не установил. После такого опыта мы внесли в должностные инструкции работников контрактной службы изменения – прописали ответственность. Теперь за нарушение платит сам сотрудник, а не руководитель. При этом не нужно волноваться, когда сотрудник увольняется. Если ответственность прописали в должностной инструкции – накажут в любом случае виновного.
Чтобы не столкнуться с проблемой нашей организации, посоветую уже сейчас проделать четыре шага из инструкции:
1. Пересмотрите должностные инструкции работников контрактной службы.
2. Если в должностной инструкции нет пункта об ответственности, внесите его, например, так:
3. Предупредите сотрудника о том, что вносите изменения в должностную инструкцию – составьте уведомление.
4. Правки в должностную инструкцию внесите приказом.

Внимание: срок исковой давности – один год с момента, когда работник нарушил закон (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

*Услуги гражданам*	*Услуги Бизнесу*
Защита прав потребителя	Договорная работа
Трудовые споры	Юридический аутсорсинг
Семейные споры	Взыскание дебиторской задолженности
Жилищные споры	Регистрация ЮЛ и ИП
Оформление наследства	Банкротство ЮЛ и ИП
Земельные споры	Споры с Поставщиками
Споры со страховыми компаниями	Арендные споры
Защита заемщиков	Строительные споры
Банкротство граждан	Споры с Перевозчиками
Взыскание долгов	Налоговые споры
Помощь призывникам	Услуги по Лицензированию
Административные споры	Защита при проведении проверок
Миграционные услуги	Сопровождение процедур гос. закупок
Сделки с недвижимостью	Таможенные споры
Представительство в суде	Сертифицирование
Пенсионные споры	Представительство в суде
Обжалование незаконных действий	Корпоративные споры
Защита чести и достоинства	Защита деловой репутации
Обращение в ЕСПЧ
Защита прав спортсменов
Защита прав творческих работников
Защита прав педагогов

*Услуги по уголовным делам*	*Интеллектуальная собственность*
Адвокат по экономическим преступлениям	Депонирование произведений
Адвокат по налоговым преступлениям	Регистрация товара знака
Адвокат по преступлениям против личности	Защита интеллектуальных прав
Адвокат по военным преступлениям
Адвокат по должностным преступлениям
Адвокат по преступлениям, с наркотиками
Адвокат по ДТП
Адвокат по УДО
Защита потерпевших
Пополнить лицевой счёт заключенного
Защита прав сотрудников правоохранительных органов
Адвокат по погашению судимости
Запишись на консультацию прямо сейчас! КОНТАКТЫ