Использование факсимиле при подписании упомянутых в вопросе документов допускается гражданским законодательством при условии, что это предусмотрено, в частности, соглашением сторон.
Даже при отсутствии такого соглашения подписание документов, оформляющих приемку работ или услуг, путем факсимильного воспроизведения подписи руководителя организации само по себе не означает, что работы не выполнены (услуги не оказаны) или не приняты соответствующей стороной договора, если имеются доказательства, свидетельствующие об обратном.
В налоговых правоотношениях применение факсимиле при подписании документов может привести к возникновению разногласий с налоговых органом по вопросу о налоговых последствиях совершения сделки (в частности, обоснованности уменьшения налоговой базы).
Обоснование:
В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Следовательно, если стороны договора достигли соглашения о факсимильном воспроизведении подписей сторон при совершении сделок, использование факсимиле возможно.
Вместе с тем обратим внимание на следующее. Ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не предусматривают возможности использования факсимиле как аналога собственноручной подписи, и в то же время прямо не исключают такую возможность. Согласно п.п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязательным реквизитом первичного учетного документа являются подписи лиц, совершивших сделку, операцию или ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Представители Минфина России в своих разъяснениях обращают внимание на то, что с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы (письмо Минфина России от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951).
В письме от 20.12.2000 N 16-00-14/820 Минфин России высказал мнение о том, что документ, подписанный факсимильной подписью, может быть использован только в оперативном управлении для принятия управленческих решений и не может быть принят к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа, так как факсимильная копия не гарантирует действительность на ней подписи.
В письме МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 отмечено, что факсимиле не допускается использовать на документах, имеющих финансовые последствия.
К схожим выводам во многих случаях приходят и суды при рассмотрении споров, связанных с налоговыми последствиями совершения сделок с использованием факсимиле.
Поэтому мы полагаем, что следует разграничить гражданско-правовые и налоговые последствия использования факсимиле при подписании таких документов, как акт о приемке выполненных работ или оказанных услуг, справка о стоимости выполненных работ и затрат. Отсутствие в бухгалтерском и налоговом законодательстве указания на возможность использования факсимильной подписи в первичных документах само по себе не означает недействительности такого документа или отсутствия у него доказательственной силы, поскольку эти документы составляются в рамках исполнения обязательств в договорной сфере, регулируемой ГК РФ, который такое воспроизведение подписи допускает (смотрите также постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 23.12.2008 N 02АП-5121/2008).
Однако при подписании документов таким способом, даже если это предусмотрено соглашением сторон, организация может столкнуться с претензиями налоговых органов относительно подтверждения учета затрат по договору в расходах при налогообложении прибыли или применения иных налоговых последствий совершения сделки, направленных на уменьшение налоговой базы. В этом случае организация может оказаться вынуждена доказывать реальность хозяйственных операций при рассмотрении спора в суде.
