Забалансовый счет МЦ.04 применяется пользователями бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия» для учета переданного в эксплуатацию инвентаря и хозпринадлежностей. Аналитика ведется по количеству, по номенклатуре и материально ответственным лицам. Счет МЦ.04 является субсчетом счета МЦ «Материальные ценности в эксплуатации», из чего следует, что ТМЦ отраженные на нем не являются объектами основных средств, а относятся к материально-производственным запасам (далее – МПЗ).
Учет МПЗ осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01 (далее - ПБУ 5/01) и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н (далее - Методические указания).
В разделе VI Методических указаний описан порядок списания МПЗ. Перед изданием приказа о списании МПЗ, необходимо создать Комиссию для оценки состояния МПЗ. Комиссия проводит последовательные мероприятия, указанные в п. 125 Методических указаний.
Для учета малоценного имущества организация может утвердить в учетной политике применение форм № ТОРГ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), МБ-2, МБ-4, МБ-8 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а) или иные самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).
Как правило, почти во всех системных блоках, мониторах и иной оргтехнике в небольшом количестве присутствуют драгоценные металлы. Все организации обязаны документально оформлять поступление, движение, инвентаризацию и выбытие драгоценных металлов, содержащихся в составных частях различных видов техники. Основанием для этого являются:
- Федеральный закон от 26.03.1998 № 41-ФЗ "О драгоценных металлах и драгоценных камнях";
- Правила учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности, утвержденные постановлением Правительства РФ от 28.09.2000 № 731 (далее - Правила № 731);
- Инструкции о порядке учёта и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении», утверждённой приказом Минфина России от 09.12.2016 № 231н. (далее - Инструкция N 231н).
Согласно положениям п. 6 Правил № 731 и п. 23 Инструкции № 231н организации обязаны вести учет драгоценных металлов и драгоценных камней во всех видах и состояниях, включая драгоценные металлы и драгоценные камни, входящие в состав оборудования.
С учетом положений этих НПА при списании предметов оргтехники, содержащих драгоценные металлы и их сплавы (далее - драгметаллы), организация должна совершить следующие действия:
- изъять из предметов оргтехники детали, содержащие драгметаллы;
- определить содержание драгметаллов в деталях;
- оприходовать полученные детали.
Эти действия, организация может как самостоятельно, так и с привлечением организации, осуществляющей проведение таких работ в соответствии с законодательством РФ. Наличие лицензии на эти работы законодательство не требует.
На основании акта ликвидации соответствующие приборы и изделия списываются с карточек учета и одновременно на изъятые детали заводятся карточки учета отходов по общей массе отходов и массе содержащихся в них драгметаллов в химически чистом виде согласно технической документации.
Драгметаллы приходуются по текущей рыночной стоимости по Дт 10 «Материалы» и Кт 91 субсчёт 1 «Прочие доходы» (согласно п. 2 разд. I, п. 5 и 9 раздела II ПБУ 5/01, п. 7 разд. III ПБУ 9/99 «Доходы организации», а также «Инструкции по применению Плана счетов»).
Необходимо учитывать, что в компьютерной технике, помимо драгметаллов, могут содержаться вредные для жизни и здоровья человека вещества (например, ртуть, свинец и т.д.). В этом случае при утилизации предметов оргтехники могут образоваться опасные отходы, обращение с которыми регулируется Федеральным законом от 24.06.1998 N 89-ФЗ "Об отходах производства и потребления". В связи с этим рациональнее будет не утилизировать оргтехнику самостоятельно, а привлечь с этой целью специализированную организацию, имеющую лицензию на осуществление деятельности по сбору, использованию, обезвреживанию и размещению отходов I-IV классов опасности (п. 30 ч. 1 ст. 12 Федерального закона "О лицензировании отдельных видов деятельности" от 04.05.2011 N 99-ФЗ)
В состав материальных расходов включаются потери от недостачи или порчи ТМЦ при их хранении и транспортировке в пределах норм естественной убыли, установленных законодательно (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Однако расходы, связанные с недостачей или порчей ТМЦ по иным причинам, также могут быть включены в состав затрат по налогу на прибыль, если будут отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ об экономической обоснованности и документально подтверждены.
Такие затраты могут быть списаны посредством включения в одну из следующих категорий: во внереализационные расходы (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Выявление неисправной оргтехники может произойти в момент проведения инвентаризации, которая является обязательной перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Следовательно, списание МПЗ целесообразнее провести в бухгалтерском учете по Кт МЦ.04 до 31 декабря 2018 г.
Так как фирма обязана привлечь стороннюю организацию для утилизации отходов, то расходы на эти мероприятия могут быть произведены в 1 квартале 2019 года на дату подписания акта специализированной организации. Это разные факты хозяйственной жизни организации, подлежащие обязательному.
Таким образом, списать оргтехнику в бухгалтерском учете в декабре 2018, а утилизировать ее и учесть расходы на утилизацию для целей налогообложения прибыли – в I квартале 2019 года правомерно.
