Торговая организация заключила с работником договор аренды транспортного автомобиля для перевозки и доставки товаров покупателям. В пределах каких норм компенсация за использование личного автомобиля уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль? Какие документы необходимо оформить для подтверждения производственных расходов?
Организация может заключить договор аренды транспортного средства со своим сотрудником. Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем ст. 632 ГК и без него ст. 642 ГК. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг. В данном случае полагаем, что заключен договор аренды без экипажа.
По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. 644 , 646 ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное.
В случае аренды транспортного средства при исчислении налога на прибыль можно учесть затраты: арендную плату, расходы на ГСМ, техосмотр, ремонт автомобиля и прочие затраты, связанные с использованием и обслуживанием транспортного средства, по следующим основаниям.
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываемым в целях налогообложения прибыли, относятся затраты налогоплательщика в виде арендных платежей за арендуемое имущество (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав прочих расходов включаются и затраты на содержание служебного транспорта.
В соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ арендованный автомобиль должен использоваться в деятельности, связанной с получением доходов, причем все соответствующие затраты (в т.ч. на ГСМ, техобслуживание, ремонт и т.п.) должны быть документально подтверждены (Письмо Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649).
Для подтверждения расходов по аренде должен быть акт приемки-передачи, для подтверждения расходов по ГСМ путевые листы и авансовые отчеты сотрудника с приложением кассовых чеков, расходы на ремонт, техобслуживание автомобиля подтверждаются актами. Также должен быть оформлен приказ о нормах расхода ГСМ. При выплате дохода по аренде физическому лицу, организация должна удержать и перечислить НДФЛ в бюджет с данного дохода.
При заключении договора аренды, в том числе с собственным работником, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не выплачивается. В этом случае работник получает арендную плату, а расходы на содержание автомобиля учитываются при налогообложении прибыли (Письмо Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81).
В том случае, когда работник использует для служебных целей личный автомобиль, но договор аренды с ним не заключен, организация должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ.
Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ), при этом должен быть экономически обоснован.
При исчислении налога на прибыль пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ разрешает учесть в расходах компенсацию за использование ТС только в пределах норм. Однако речь идет только о легковых машинах (сумма 1200 и 1500 для легковых авто п. 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). В случае компенсации за грузовой автомобиль, который используется в производственных целях, в расходах можно учесть всю сумму компенсации полностью в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В письме от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 специалисты Минфина России согласились с таким выводом.
При выплате компенсации за использование транспортного средства должны быть оформлены следующие документы: соглашение с работником, приказ о компенсации, путевые листы, приложены чеки на ГСМ, акты на ремонт и прочие документы, подтверждающие расходы.
НДФЛ с компенсации удерживать не нужно, даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главное указать нужную величину в доп.соглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).
То же самое со страховыми взносами. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.
Таким образом, организация вправе самостоятельно выбрать способ «компенсации» работнику за использование в служебных целях личного транспортного средства, оформив это договором аренды (арендная плата) или доп. соглашением к трудовому договору (компенсация). В соответствии с выбранным способом важным является факт документального подтверждения расходов.
