Архивное дело контролируется федеральными законами, нормативно-правовыми актами, а также списком архивных документов. Обычно, обязанность хранения вместе с ответственностью за сохранность документации ложиться на плечи учреждения или же физического лица, в ведении которых и находятся те документы.

Приказом Минкультуры № 558 выдан Перечень управленческих архивных документов, сроки хранения которых зависят от их важности. Так, они могут иметь сроки хранения постоянные, до востребования, до 10 или свыше 10 лет, до момента замены новыми актами и др.
 

Начало исчисления срока наступает с начала нового календарного года после окончания делопроизводства документа. То есть, например, табель учета рабочего времени нужно хранить в течении пяти лет. Хотя, если ведется учет работников, которые трудятся на вредном производстве, то нужно хранить табель 75 лет. Данный подход дает специалисту гарантию досрочного выхода на пенсию, который нужно будет подтверждать справкой о льготном стаже.

Срок хранения документов личного состава (графики отпусков, проведения аттестации) должны храниться в течении одного года. В случае переводе сотрудника в другую организацию, соответствующая переписка сохраняется еще 3 года. Такой же срок применяется к резюме и документам соискателей вакансий, которых по различным причинам не приняли на работу, а также к перепискам по ведению воинского учета, а также к спискам военнообязанных.

В течении пяти лет нужно сохранять записки, докладные, справки, различные выписки из приказов, командировочные удостоверения. Исключением могут быть удостоверения работников Заполярья и других северных районов, в данном случае они должны быть сохранными 75 лет.

Большинство кадровых документов хранится 75 лет, а точнее – книги учета, журналы, контракты и договоры, личные карточки работников, списки сотрудников, личные дела госслужащих, невостребованные подлинники трудовых книг, удостоверений, наград хранятся до их востребования.