Можно ли сотрудникам выплатить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска прошлых лет (продолжительность ежегодного отпуска 28 календарных дней, дополнительных отпусков в организации нет)? Какой пакет документов в этом случае должен быть (заявления сотрудников, приказы, нужно ли включать в график отпусков, прописано ли в положении и т.п.)? Каков порядок предоставления неиспользованных отпусков?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В случаях, не связанных с увольнением работников, заменить неиспользованные дни отпуска за предыдущие рабочие периоды денежной компенсацией работодатель не вправе.
Неиспользованные отпуска должны быть предоставлены работнику либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем в текущем календарном году.
Обоснование вывода:
Прежде всего напомним, что ежегодный отпуск - это закрепленное и гарантированное законодательством число свободных от работы дней, предоставляемое ежегодно всем работникам для непрерывного отдыха и восстановления работоспособности с сохранением места работы (должности) и средней заработной платы (ст. 106, ст. 107, ст. 114 ТК РФ).
В силу ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, при этом отпуск предоставляется за рабочий год.
Согласно части четвертой ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Однако наличие этого запрета не лишает работника права на неиспользованный в течение двух лет отпуск, а лишь является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
В силу положений ст.ст. 114, 122 и 124 ТК РФ если по каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды, то за ними сохраняется право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков.
Отметим, Федеральным законом от 01.07.2010 N 139-ФЗ была ратифицирована Конвенция МОТ N 132 (пересмотренная в 1970 году) об оплачиваемых отпусках (далее - Конвенция), вступившая в силу на территории России с 06.09.2011. Согласно ст. 9 Конвенции часть ежегодного оплачиваемого отпуска, состоящая, по крайней мере, из двух непрерывных рабочих недель, предоставляется и используется не позже чем в течение одного года, а остаток ежегодного оплачиваемого отпуска - не позже чем в течение восемнадцати месяцев считая с конца того года, за который предоставляется отпуск.
Однако, по нашему мнению, из ст. 9 Конвенции не следует, что если работник не воспользуется своим правом на отпуск в указанный в этой норме срок, то он лишится этого отпуска. Согласно ст. 3 Конвенции каждое лицо, к которому применяется данная Конвенция, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск установленной минимальной продолжительности. Статья 9 Конвенции, на наш взгляд, лишь устанавливает границы периода, в течение которого отпуск должен быть использован, и по предмету своего регулирования пересекается только с частями третьей-четвертой ст. 124 ТК РФ. О лишении работника права на отпуск по окончании этого периода в ст. 9 и других нормах Конвенции ничего не сказано. Соответственно, нет оснований говорить, что ввиду вступления в силу Конвенции отпуска, не использованные в прежние рабочие годы, будут "сгорать".
Позиции, согласно которой неиспользованные отпуска не "сгорают" и работодатели обязаны предоставить работнику все накопленные отпуска, придерживаются и специалисты Роструда (смотрите ответ заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости И.И. Шкловца на вопрос, заданный в ходе Всероссийского онлайн-семинара, проведенного компанией "Гарант" (стенограмма выступления опубликована в журнале "Актуальная бухгалтерия", N 8, август 2015 г.), а также ответы с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ" на Вопрос 1, Вопрос 2, Вопрос 3 и др.).
Таким образом, работник вправе использовать все ежегодные оплачиваемые отпуска, "накопленные" за все время работы у данного работодателя.
Возможность замены части отпуска денежной компенсацией в случаях, не связанных с увольнением работника, предусмотрена ст. 126 ТК РФ. В соответствии с частью первой этой нормы по письменному заявлению работника часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. Частью второй ст. 126 ТК РФ установлено, что при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части*(2). Это означает, что 28 календарных дней - минимальное количество свободных от работы дней, которое работодатель обязан предоставлять работнику для отдыха в течение каждого года работы.
Таким образом, в процессе работы претендовать на компенсацию части отпуска может тот работник, у которого каждый ежегодный отпуск в отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на удлиненный основной отпуск и (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска). Замена денежной компенсацией большей части отпуска, чем предусмотрено ст. 126 ТК РФ (кроме случая увольнения), является нарушением законодательства о труде и может повлечь административную ответственность, предусмотренную ст. 5.27 КоАП РФ. Денежная компенсация за все неиспользованные отпуска выплачивается только при увольнении (ст. 127 ТК РФ).
В рассматриваемой ситуации продолжительность отпуска работника не превышает 28 календарных дней, поэтому все неиспользованные дни отпуска за предыдущие рабочие периоды должны быть предоставлены работнику в натуре. Выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска возможно только при увольнении работника.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения профсоюза, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (часть первая ст. 123 ТК РФ).
Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. Такие разъяснения приведены в письме Роструда от 08.06.2007 N 1921-6. При желании из этого можно сделать вывод, что перенесенные на следующий год отпуска включать в график необязательно.
На наш взгляд, смысл письма несколько иной. График отпусков представляет собой план того, кто и когда в течение календарного года пойдет в отпуск. Поэтому включению в график подлежат все отпуска, предоставление которых запланировано в соответствующем году: как отпуска, положенные работникам за текущий рабочий год, так и неиспользованные отпуска прошлых лет*(3). В то же время установленные графиком сроки можно изменить по соглашению между работником и работодателем.
