Завод находится в черте города, и до него можно добраться на общественном транспорте. В целях лучшей организации рабочего времени планируется доставлять работников производственных цехов к месту работы и обратно на арендованном транспорте. Трудовым договором это не предусмотрено.
Как следует учитывать расходы на транспортировку в целях налогообложения прибыли, надо ли удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы?
При определении налоговой базы по налогу на прибыль расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты в соответствии с п.1 ст. 252 НК РФ.
Согласно п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся выплаты в пользу работников, предусмотренные коллективными и (или) трудовыми договорами.
Не учитываются для целей налогообложения расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, которые в силу технологических особенностей производства подлежат включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг), и за исключением случаев, когда такая оплата предусмотрена трудовыми и (или) коллективными договорами. Это закреплено в п. 26 ст. 270 НК РФ.
Таким образом, 1) менее рисковый вариант - если расходы на доставку сотрудников не обусловлены технологическими особенностями производства и не предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами, они не учитываются в целях налогообложения прибыли. При этом у работников присутствует возможность добраться до производственной территории общественным транспортом. Подобные затраты нельзя включить и в состав расходов на оплату труда, ведь они не предусмотрены ни трудовыми, ни коллективными договорами. 2) более рисковый вариант - НК РФ не установлено выполнение одновременно двух условий, чтобы доставка сотрудников была предусмотрена коллективным или трудовым договором и обусловлена технологическими особенностями производства одновременно, поэтому на основании п.49 ст. 264 НК РФ включаем в состав прочих расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль, при условии обоснования технологических особенностей производства и необходимости доставки работников до производственной площадки.
При определении налоговой базы по НДФЛ в силу п. 1 ст. 210 НК РФ учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. При этом в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ оплата организациями за налогоплательщика (полностью или частично) товаров (работ, услуг) в его интересах признается доходом, полученным им в натуральной форме.
Минфин России неоднократно разъяснял, что если у работников отсутствует возможность добираться до работы и обратно общественным транспортом, то расходы по оплате работодателем стоимости их проезда (независимо от способа (самостоятельно или с привлечением транспортной организации) не являются экономической выгодой (доходом)работника и, соответственно, объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 07.09.2015 N 03-04-06/51326).
В нашем случае данные условия не соблюдаются, поэтому стоимость доставки работников является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093). Аналогичного мнения придерживаются и суды (ФАС Уральского округа от 29.01.2008 N Ф09-9195/07-С2). При этом работодателю следует вести персонифицированный учет работников, пользующихся услугой по доставке, и рассчитывать стоимость доставки, включаемую в налоговую базу каждого работника (письма Минфина России от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110, от 18.05.2006 N 03-05-01-04/128). Например, доход по каждому работнику можно определять исходя из общей стоимости проезда, табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247). Это необходимо, поскольку доход в натуральной форме подлежит включению в облагаемый доход физического лица в случае, если размер дохода может быть определен применительно к данному физическому лицу (ст. 41 НК РФ).
Таким образом, оплата организацией проезда работников при условии того, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, с учетом данной нормы признается их доходом, полученным в натуральной форме.
Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).
Однако обязанность работодателя оплачивать проезд работников к месту работы и обратно не предусмотрена законодательством РФ. Решение о перевозке сотрудников работодатель принимает с учетом технологических особенностей производства (производственной необходимости) и (или) договоренности с работниками.
Поэтому, выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд), в том числе и потому, что не предусмотрены трудовыми договорами. (Постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12 по делу N А62-1345/2012)
Таким образом, доставка работников до места производственной территории не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.
